Reuniões Virtuais não precisam ser chatas

Reuniões Virtuais não precisam ser chatas

Artigo de Andy Molinsky
19 de Março de 2020
Tradução: Daniela Israel

Aqueles de nós que apresentam, facilitam e ensinam para viver entendem a importância de desenvolver uma conexão pessoal com a audiência. É fundamental ser e sentir-se natural, fazer as pessoas rirem, sentirem-se confortáveis e se engajarem completamente – e talvez até se perderem – no conteúdo que você está entregando. É por isso que parece tão artificial e esquisito criar este tipo de atmosfera num ambiente virtual onde você não tem nenhuma audiência física.

Como um professor, eu estou agora lutando com os desafios de ensinar e apresentar num mundo com COVID-19 e
recentemente passei minhas aulas para o ambiente online por conta da pandemia. No entanto, eu venho ensinando
e facilitando muito à distância mesmo antes da crise. Eu já realizei discursos online muitas vezes para centenas de
pessoas simultaneamente. Participei em reuniões de grupos tanto como membro dos grupos quanto como consultor.

Eu também forneci treinamento on-line para pessoas espalhadas pelo globo com seus computadores ou tablets com todos nós encarando aquele pequeno pontinho da câmera no topo das nossas telas.
O que eu aprendi com facilitação e ensino online a partir dessas diferentes experiências nos últimos anos? Que é
verdadeiramente um contexto totalmente diferente e não um simples encontro pessoal ou aula numa tela. E embora você mire nos mesmos objetivos que num encontro pessoal / físico, você precisará de ferramentas diferentes para atingi-los.

Com isto em mente, aqui estão as minhas dicas para abraçar as diferenças e aproveitar ao máximo este formato que pode ainda não ser tão confortável para você.

Personalize

Ambientes virtuais podem parecer muito impessoais por conta da distância física e psicológica, portanto precisamos ser criativos. Para iniciantes, eu gosto de chegar na minha reunião virtual mais cedo de forma que eu possa cumprimentar as pessoas à medida que elas vão aparecendo na tela e engajar num pouco de “conversa fiada” amigável antes da reunião ou encontro principal. Eu também encorajo os participantes a habilitarem sua funcionalidade de vídeo, se possível, para reforçar a conexão pessoal. Por conta do fato de algumas pessoas precisarem de um tempo de preparação para sentiremse confortáveis e apresentáveis em vídeo, eu aviso com antecedência quando entendo que a reunião / encontro deve ser feito preferencialmente com vídeo.

Eu também tento imaginar as reações das pessoas com as quais estou interagindo, especialmente se eu estiver
apresentando para um grupo grande – uma vez que não necessariamente estarei conseguindo ver as reações da forma que eu veria em tempo real. Por exemplo, quando olho para a câmera no topo da minha tela, eu lembro de mostrar um sorriso quente e engajador, inserir uma risada ocasionalmente e usar um tom amigável e envolvente. Parece encenação às vezes, mas, pelo menos para mim, não parece falso; apenas parece necessário para criar o efeito acolhedor e convidativo que estou intencionando criar.

Finalmente, eu também tento usar o nome das pessoas quando me refiro a elas e convidá-las a tomar a palavra e
participar se elas se sentirem à vontade para fazê-lo. E com uma função de chat que indica quem disse o que junto com as imagens de vídeo com os nomes das pessoas, torna-se mais fácil personalizar a facilitação.

Transmita calor e presença

Tipicamente, quando olhamos para uma tela, o fazemos de forma passiva, afundando no sofá para assistir o nosso
programa de TV favorito ou ouvir um Webinario ou um vídeo de “como fazer” algo. Mas quando você está facilitando uma reunião online você precisa adotar uma persona ativa e comprometida num ambiente que não necessariamente colabora para isso.

Existem várias pequenas coisas que você pode fazer para “aquecer” um ambiente virtual. Para iniciantes, faça contato visual com seus participantes olhando diretamente para a câmera o máximo possível. Pode ser difícil de lembrar-se de fazer isso, especialmente quando a imagem dos seus participantes estiver fora de onde sua câmera está localizada no seu computador. Eu frequentemente movo manualmente essa imagem pro mais próximo possível da câmera para que eu esteja simultaneamente fazendo contato visual com as pessoas e também vendo as reações deles.

Você pode também tentar assegurar que a sua imagem e o ângulo da câmera no seu rosto estejam num nível
confortável para os demais te verem. Quando eu comecei, eu erroneamente posicionava meu laptop na mesa e inclinava a câmera em direção ao meu rosto, o que aprendi logo depois que fazia minha audiência ter uma excelente vista das minhas narinas.

Assim como nos ambientes presenciais, os ambientes virtuais também têm suas normas e regras particulares, e nem todos os ambientes são os mesmos. Por exemplo, existem determinados contextos – por exemplo minhas aulas de graduação ou reuniões com colaboradores num projeto de consultoria – onde seria divertido e apropriado ligar a câmera com meu cachorro deitado nos meus pés no chão. É um jeito ótimo de criar calor / um senso de acolhimento e conexão. No entanto, eu provavelmente não usaria esta mesma tática durante uma palestra para uma audiência corporativa ou numa apresentação de educação executiva. Nestes ambientes mais formais, eu provavelmente iniciariacom uma história pessoal, uma enquete ou pediria que os participantes escrevessem de onde estão falando – tudoisto para criar uma vibe pessoal que é mais apropriada para esse ambiente.

“…eu posso passar 30-40 minutos falando e no final não ter a mínima ideia sobre o quão bem minha mensagem foi recebida…”

Acostume-se com feedback atrasado

Apresentar virtualmente significa inevitavelmente aprender a ficar confortável – ou suficientemente confortável –
com uma forma diferente de receber feedback. Por exemplo, quando palestrando virtualmente, eu tipicamente não
recebo feedback em tempo real de como estou indo. Sem acenos de cabeça, sem risadas da audiência, sem
oportunidades de circular na sala e engajar com o público. Num ambiente virtual, eu posso passar 30-40 minutos
falando e no final não ter a mínima ideia sobre o quão bem minha mensagem foi recebida até poder conversar mais tarde com os organizadores do evento.

De início, eu considerei isso desconcertante e até mesmo perturbador. Meus pensamentos sobre a minha
performance e sobre sua eficácia ou ineficácia estavam interferindo com a performance em si. No entanto, ao longo
do tempo, eu aprendi a antecipar esses sentimentos e a me lembrar que minhas falas / palestras são geralmente
bastante eficientes online mesmo seu não recebo confirmação até bem depois de passado o evento.

Faça com que seja interativo

Eu sempre tento fazer minhas apresentações engajadoras e interativas – e com as ferramentas certas, você pode fazer o mundo virtual tão engajante quanto o presencial, se não mais. Por exemplo, eu uso a função de chat ativamente. Ela permite as pessoas comentarem em tempo real à medida que eu estou falando. Em seguida eu posso envolver estes participantes numa discussão. Por exemplo, eu poderia dizer: “Anita acabou de escrever um excelente ponto sobre diferenças culturais na dinâmica dos grupos – e me parece que Juan também tem um ponto semelhante para acrescentar. Algum de vocês gostaria de explicar para gente seus pontos em um pouco mais de detalhes?”. Uma grande vantagem dos ambientes virtuais é que eles “abaixam a barra” para participação; você frequentemente recebe pensamentos e insights de pessoas que normalmente poderiam não se manifestar num ambiente presencial.

Eu frequentemente uso também a funcionalidade de votação nas plataformas on-line no início das sessões. É um
excelente aquecimento para as discussões e uma oportunidade antecipada de engajar e envolver as pessoas.

Eu também comecei a utilizar as sub-salas virtuais (“Break Out Rooms”) na plataforma Zoom, as quais te permitem
transportar instantaneamente pequenos grupos de alunos para suas próprias salas virtuais de chat para discutirem
um caso ou um problema antes de se reportarem novamente ao grupo maior. Como facilitador, você também tem a
capacidade de participar destes grupos se você quiser, da mesma forma que você poderia estar transitando pela sala durante um evento ao vivo que estivesse facilitando. E quando você estiver pronto você pode trazer todos de volta
para a reunião geral com apenas um click do mouse.

Nós todos estamos nos acostumando a operar de novas formas – e o fato de nos movermos para plataformas online vai empurrar muitos de nós para fora das nossas zonas de conforto. É importante reconhecer que embora este forma de entrega seja diferente e desafiante de certa forma, ela também tem suas vantagens. Talvez a maior delas seja a de
nos permitir permanecer conectados e engajados numa época tão desafiante para todos nós.

“…você pode fazer o mundo virtual tão engajante
quanto o presencial, se não mais …”

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Andy Molinsky é um Professor de Comportamento Organizacional na Brandeis International Business
Scholl. Ele é o autor de Global Dexterity and Reach e o criador do “The Reach Method” – um programa
de coaching corporativo para ajudar indivíduos e times a saírem de suas zonas de conforto e atingirem
seus potenciais.